Jak poprawnie przeprowadzić proces digitalizacji w firmie?

Digitalizacja przedsiębiorstw opiera się najczęściej na wprowadzeniu w nich urządzeń, które mają na celu agregować wszelkie dane w jednym, przeznaczonym do tego  miejscu, najczęściej jest to wyspecjalizowane oprogramowanie lub repozytorium w chmurze dające wyselekcjonowany dostęp do zasobów pracownikom firmy. Dzięki temu dostęp do nich staje się o wiele łatwiejszy i bezpieczniejszy. Co więcej, digitalizacja  zapewnia uporządkowanie obiegu dokumentów i informacji (np.: zamówienia od klientów w różnych formatach), skrócenie czasu związanego z ich przekazywaniem oraz archiwizacją. Aby była ona w stanie przynieść zamierzone rezultaty, powinna jednak zostać przeprowadzona w ściśle określony sposób. 

Audyt przedsiębiorstwa to podstawa 

Pierwszym krokiem do wprowadzenia digitalizacji w firmie powinien być zawsze ukierunkowany na to działanie audyt organizacji firmy, który pozwoli określić to, jak realizowany jest obecnie w przedsiębiorstwie obieg dokumentów i informacji w ramach procesu E2E (ang. End to End). Dzięki temu można w szybki i prosty sposób znaleźć obszary, które mogą zostać zdigitalizowane oraz takie, których funkcjonowanie wymaga poprawy lub szczególnej uwagi podczas wprowadzania  określonego rozwiązania informatycznego.

Przygotowanie projektu digitalizacji przedsiębiorstwa 

Kolejnym krokiem, w przypadku którego warto skorzystać z pomocy specjalistów takich jak firma zajmująca się optymalizacją procesów biznesowych Nova Praxis, jest przygotowanie projektu przepływu informacji. Powinien on uwzględniać to w jaki sposób mają przepływać zdigitalizowane dokumenty i  informacje między stanowiskami oraz kto i kiedy ma mieć do nich dostęp. Podczas jego tworzenia istotne jest także wyszczególnienie obszarów, w których papierowa dokumentacja zostanie w pełni zastąpiona elektroniczną wersją. 

Wybór odpowiedniego oprogramowania

Wprowadzenie digitalizacji w firmie nie może obejść się bez odpowiedniego oprogramowania, które będzie agregować cyfrowe dane oraz zapewniać do nich dostęp dla wyznaczonych osób. Jego wybór powinien być podyktowany specyfiką danego przedsiębiorstwa oraz występującymi w nim potrzebami, a nie jedynie siłą przekazu marketingowego danej firmy.  Oprogramowanie musi realnie przyśpieszyć obieg dokumentów i informacji w firmie, jeżeli tak nie będzie to nakłady na zakup danego programu będą zupełnie zmarnowane i spowodują jedynie frustrację wśród załogi.

Wdrożenie digitalizacji w firmie 

Ostatnim etapem, jednak jednym z najważniejszych dla powodzenia wprowadzenia digitalizacji w firmie, ze względu na występowanie czynnika ludzkiego, jest wdrożenie jej. Proces ten powinien przebiegać w przyjazny sposób z wykorzystaniem szkoleń oraz warsztatów, na których przekazywane będą informacje i instrukcje związane z obsługą nowego  ale również zasad digitalizacji dokumentów i informacji. Aby wyeliminować opór pracowników przed digitalizacją, warto także wytłumaczyć im cel takiego działanie i płynące z niego korzyści dla całej organizacji oraz umiejętnie ich zaangażować w proces digitalizacji.