Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

W dobie dynamicznych zmian na rynku pracy, coraz większego znaczenia nabiera profesjonalne zarządzanie zasobami ludzkimi. Jednym z kluczowych elementów tego procesu jest prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W niniejszym artykule omówimy podstawowe zasady, którymi należy się kierować, aby zapewnić rzetelność i zgodność z przepisami prawa w tym zakresie.

Zasada kompletności dokumentacji

Każdy pracodawca ma obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnionych osób. Należy do nich m.in. umowa o pracę, oświadczenia pracownika, zaświadczenia lekarskie, świadectwa pracy czy też dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe. Ważne jest, aby dokumentacja była kompletna i aktualna, co pozwala na szybkie uzyskanie informacji o pracowniku oraz sprawdzenie jego uprawnień do wykonywania określonych czynności.

Zasada poufności

Dokumentacja pracownicza zawiera wiele danych osobowych oraz informacji wrażliwych o charakterze prywatnym. Dlatego też, jej prowadzenie powinno odbywać się z poszanowaniem zasady poufności. Oznacza to, że dostęp do dokumentów pracowniczych powinien być ograniczony tylko do osób upoważnionych, takich jak kadrowi czy pracodawca. Warto również zwrócić uwagę na obowiązek informacyjny wynikający z RODO, zgodnie z którym pracownik musi być poinformowany o celu przetwarzania jego danych oraz przysługujących mu prawach.

Zasada rzetelności i terminowości

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wymaga przestrzegania zasady rzetelności oraz terminowości. Oznacza to, że wszystkie dokumenty powinny być sporządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz na bieżąco aktualizowane. W przypadku zmiany danych osobowych pracownika lub wystąpienia innych istotnych okoliczności, pracodawca lub księgowy, oferujący obsługę kadrowo-płacową, ma obowiązek niezwłocznego wprowadzenia stosownych zmian do dokumentacji.

Zasada przechowywania dokumentacji

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób zorganizowany oraz zabezpieczony przed uszkodzeniem czy zniszczeniem. Pracodawcy mają obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez okres 50 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie pracownika. Warto również pamiętać o obowiązku wydania pracownikowi na żądanie kopii dokumentów dotyczących jego osoby.